Pendahuluan
Perkembangan Teknologi Informasi yang demikian pesatnya telah membawa pengaruh bagi kemajuan peradaban manusia. Sistem kerja teknologi informasi telah mengalih fungsikan tenaga otot bahkan otak manusia dalam berbagai aktifitas pekerjaan. Kemajuan dan perkembangan teknologi informasi kini benar-benar diakui manfaatnya karena telah memberikan banyak kemudahan, keringanan, dan kenyamanan terhadap aktifitas manusia, sehingga pekerjaan yang dibantu dengan mengaplikasikan teknologi informasi akan lebih efektif dan efisien. Penerapan teknologi informasi telah dilakukan pada berbagai macam bidang pekerjaan baik itu di bidang pendidikan, kesehatan, bisnis, administrasi, dan lain sebagainya.
Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro adalah unit kerja di bawah Fakultas Kedokteran Universitas Diponegoro yang juga memanfaatkan teknologi informasi dalam pekerjaannya. Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro memanfaatkan kelebihan teknologi informasi untuk kegiatan pengelolaan kegiatan administrasi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi ini maka daur kegiatan adminstrasi yang dilakukan oleh Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro berjalan dengan teratur, rapi, efektif, dan efisien.
Berikut ini akan didiskripsikan beberapa contoh teknologi informasi yang dimanfaatkan dan diaplikasikan oleh Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro sebagai sistem informasi:
1 1. Paperless Ofice System
Paperles Ofice System adalah aplikasi teknologi informasi yangn dimanfaatkan sebagai pengagendaan untuk setiap kegiatan, baik jadwal kuliah, ujian seminar, klender akademik, dan segala sesuatu informasi bersifat umum, didistribusikan secara online serta dapat diakses baik oleh pegawai maupun mahasiswa.
2. Aplikasi Sistem Persuratan
Aplikasi Sistem Persuratan berfungsi sebagai administrasi persuratan secara online sehingga mempermudah pengolahan data serta mempermudah alur penyebaran informasi mengenai ujian seminar proposal, ujian hasil dan ujian komprehensif kepada mahaiswa, dosen, dan karyawan.
3. Aplikasi SMS Center
Apilkasi SMS Center ini berfungsi Untuk :
— a. Menyampaikan informasi kepada dosen, staf dan mahasiswa secara langsung pada kontak personal masing-masing
— b. Memberikan informasi/ jawaban dari pertanyaan yang diminta (dikirimkan) baik request dari mahasiswa, dosen maupun karyawan
— c. Wadah interaksi: sebagai pusat informasi antara prodi dengan alumni
4. Aplikasi SIAKAD
SIAKAD atau Sistem Informasi Akademik berfungsi sebagai pengolah data administrasi kemahasiswaan yaitu meliputi: pendaftaran untuk matakuliah baru atau mengulang (input KRS), pendaftaran untuk mengambil semester pendek, serta tampilan nilai hasil studi. Berikut ini tampilan halaman interface SIAKAD Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro.
5. Aplikasi Sistem Remunerasi
Aplikasi Sistem Remunerasi berfungsi untuk menghitung nilai gaji bagi karyawan sesuai aturan remunerasi yang berlaku secara presisi, proses ini dapat meringankan dan mempermudah kinerja administrasi keuangan.
Semua Sistem Informasi yang disebutkan diatas diciptakan dan dikembangkan oleh staf administrasi yang merangkap sebagai satu-satunya pengembang sistem informasi di lingkungan Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro, yaitu Andys S Kurniawan, Amd.
Andys S Kurniawan menciptakan dan mengembangkan sistem informasi administrasi tersebut tanpa adanya sebuah tim pengembang ataupun rekan kerja, inilah kecenderungan yang terjadi di banyak instasi bahkan perusahaan di Indonesia dalam merekrut pekerja atau staff TI dengan cara merekrut seminimal mungkin secara kuantitas namun dengan ekspektasi kualifikasi tinggi secara kualitas, sehingga didapatkan pekerja yang multi talented dan berbiaya murah, karena jumlah pekerja yang sedikit maka uang yang digunakan untuk menggajipun tidak terlalu banyak. Padahal standar dan idealnya sebuah tim penbangun dan pengembang sistem informasi terdiri dari tim leader, analis sistem, programer sistem, desainer sistem, dan tester sistem.
Segala bentuk kerusakan atau gangguan yang terjadi pada sistem informasi tidak dapat diatasi oleh staff lain yang ada di Program Studi Imu Gizi Universitas Diponegoro, semuanya bergantung pada Andys S Kurniawan. Jika suatu hari Andys S Kurniawan tidak hadir di kantor dan terjadi gangguan pada sistem informasi, maka pada hari itu pekerjaan akan terbengkalai, karena tidak ada satupun orang yang dapat mengatasi gangguan pada sistem informasi.
Menurut pengamatan penulis perihal yang perlu dikhawatirkan adalah ketergantungan Program Studi Imu Gizi Universitas Diponegoro terhadap satu-satunya staf pengembang sistem informasi ini jika pada suatu saat terdapat gangguan atau kerusakan pada sitem informasi administrasi, maka pekerjaan administrasi akan terhambat, jika sistem informasi administrasi tidak segera diperbaiki. Oleh karena itu diperlukan upaya untuk menangkap dan menyarikan pengatahuan yang dimiliki oleh Andys S Kurniawan menjadi sebuah bentuk yang dapat dimanfaatkan oleh Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro, sehingga ketergantungan terhadap Andys S Kurniawan ketika menghadapi masalah pada sistem dapat teratasi.
Preservasi Pengetahuan
Upaya untuk menangkap dan menyarikan pengetahuan pada permasalahan yang timbul tersebut di atas, lebih dikenal dengan istilah preservasi pengetahuan. Preservasi pengetahuan terdiri dari dua kata yaitu preservasi yang berarti sebuah upaya pelestarian dan pengetahuan yang mempunyai makna keahlian atau ketrampilan seseorang yang diperoleh melalui pengalaman atau pendidikan terhadap suatu objek. Sedangkan definisi preservasi pengtahuan menurut Kosilov (2010) adalah “a process of maintaining an organizational system of knowledge and capabilities that preserves and stores perceptions, actions and experiences over time and secures the possibility of recall for the future”. Dari beberapa penggalan definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa preservasi pengetahuan adalah sebuah proses upaya untuk melestarikan dan mempertahankan pengetahuan dan ketrampilan sebuah organisasi dari ancaman kepunahan atau kehilangan pengetahuan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk waktu mendatang guna kepentingan kemajuan dan perkembangan organisasi.
Agar kegiatan preservasi pengetahuan dapat berlangsung secara efektif maka ada beberapa rangkaian kegiatan dalam upaya kegiatan preservasi pengetahuan. Terdapat tiga proses dasar kegiatan preservasi pengetahuan menurut Romhardt (1997) yaitu selecting, storing, dan actualizing. Rangkaian kegiatan preservasi pengetahuan yang lebih rinci lagi mencakup proses selecting, collecting, storing, actualizing, protecting, accessing.
Selecting merupakan proses memilih dari siapa pengetahuan akan disarikan dan pengetahuan jenis apa yang akan dipreservasi, setelah dipilih kemudian pengetahuan tersebut dipetakan untuk dikumpulkan (colleting), setelah terkumpul kemudian di simpan (storing) dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan, setelah data disimpan yang perlu dilakukan organisasi adalah mengaktualisasi pengetahuan tesebut (actualizing) proses kegiatan ini dapat dilakukan melalui mentoring dari sang ahli kepada peserta mentoring, proses aktualisasi agar tidak sia-sia harus selalu dijaga dari pengetahuan peserta mentoring (protecting), pengetahuan yang telah disimpan harus dapat dimanfaatkan secara optimal oleh organisasi yang menyimpannya dengan memudahkan akses ke pengetahuan yang disimpan tersebut (accessing).
Materi pengetahuan yang akan di preservasi pada kasus ini adalah pengetahuan yang dimiliki Andys S Kurniawan mengenai serangkaian proses penciptaan dan pengembangan sistem informasi yang terpetakan dalam siklus pengembangan sistem informasi.
Siklus pengembangan sitem informasi menurut Senn (1998) tercakup dalam 6 fase, yaitu:
1. Perumusan Masalah
Pada fase ini pengembang sistem informasi melakukan investigasi awal untuk menentukan nilai tujuan dan kelayakan dari pengembangan sistem yang akan dibangun; sistem dianggap layak dikembangkan jika sitem tersebut dianggap akan membawa pengaruh yang diharapkan oleh organisasi yang memanfaatkan sistem informasi tersebut.
2. Penentuan persyaratan
Pada fase ini pengembang sistem informasi menentukan persyaratan fitur-fitur yang harus dimiliki suatu sistem, guna mendukung fungsi dan kinerja sebuah sistem informasi.
3. Desain Sistem
Pada fase ini pengembang sistem informasi menerjemahan kegiatan persyaratan pada fase ke dua menjadi spesifikasi sebuah sesain sistem informasi yang akan dibangun. Kegiatan pada fase ini terdiri dari tiga tahap, yaitu: desain awal, pembuatan prototype, desain terinci
4. Konstruksi dan Pengembangan
Fase ini merupakan fase untuk membangun sistem yang sesungguhnya; kegiatan pada fase ini meliputi pengadaan perangkat lunak, programming (pembuatan program), dan testing (pengujian).
5. Implementasi
Pada fase ini adalah fase pemasangan dan pengaplikasian sistem informasi yang sebelumnya telah dirancang melalui runtutan proses tersebut di atas.
6. Evaluasi
Jika sistem telah diaplikasikan, maka pada fase terakhir adalah dilakukannya evaluasi terhadap sistem untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan sistem. Hal ini dilakukan untuk kepentingan pengembangan sistem informasi yang berkesinambungan.
Pengetahuan inilah yang menjadi objek utama yang perlu dipertahankan dan dilestarikan, agar menjadi sebuah informasi yang bermanfaat untuk keberlangsungan kegiatan administrasi.
Dengan menangkap dan melestarikan pengetahuan tersebut melalui pemetaan pengetahuan yang terangkum dalam siklus pengembangan sistem informasi tersebut di atas, maka segala bentuk proses kegiatan pembangunan sistem informasi dari awal sampai akhir secara detail dapat direkam kemudian dimanfaatkan untuk mengatasi permasalahan atau gangguan yang mungkin dapat terjadi ketika mengaplikasikan sistem informasi tersebut.
Risiko Hilangnya Pengetahuan
Pengetahuan yang dimiliki Andys S Kurniawan memiliki risiko yang cukup besar untuk menghilang dari Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro, Ancaman hilangnya pengetahuan yang cukup serius berasal dari sistem perekrutan pegawai yang diberlakukan oleh Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro. Status kepegawaian Andys S Kurniawan adalah pegawai kontrak, sistem kontrak yang diberlakukan di Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro bersifat tidak mengikat, tidak ada sanksi ataupun denda yang dijatuhkan jika suatu saat pegawai memutuskan untuk mengundurkan diri dari jabatan yang didudukinya pada jajaran pegawai Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro. Hal ini merupakan ancaman yang serius jika suatu saat Andys S Kurniawan mendapatkan penawaran pekerjaan yang lebih menarik menurutnya, dan memutuskan untuk resign dari jabatannya sebagai staf administrasi yang merangkap pengembang sistem informasi.
Tidak adanya pegawai lain yang mampu menggantikan posisi Andys S Kurniawan mengakibatkan kosongnya posisi pengembang sitem informasi, kemudian jika suatu saat terdapat permasalahan atau gangguan pada sistem informasi, tidak ada satupun pegawai Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro yang mampu mengatasi permasalahan yang terjadi.
Tidak berfungsinya sistem informasi dengan baik akan menghambat alur proses kegiatan administrasi jika hal ini dibiarkan begitu saja maka rutinitas kegiatan kantor akan terhenti yang kemudian dapat berimbas terganggunya kegiatan belajar mengajar di lingkungan Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro.
Gangguan pada sistem informasi yang mengakibatkan kerusakan sistem informasi berpotensi menyebabkan hilangnya record/ arsip vital yang dimiliki Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro yang tersimpan dalam sistem informasi tersebut. Definisi arsip vital berdasarkan Peraturan Kepala ANRI No. 6 tahun 2005 adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) instansi. Apabila dokumen/arsip vital hilang tidak dapat diganti dan mengganggu atau menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi.
Peranan arsip vital bagi instansi atau lembaga dan organisasi adalah sangat penting, sebab arsip vital merupakan alat bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, bukti hukum dan memori organisasi yang terekam. Jika arsip vital tersebut hilang atau rusak maka dapat mengakibatkan organisasi yang bersangkutan collapse atau bahkan mati.
Kegiatan ataupun usaha preventif yang berupaya untuk mencegah hilangnya pengetahuan yang dimiliki Andys S Kurniawan yang berpotensi hilangnya arsip vital yang disebabkan karena tidak berfungsinya sistem informasi dengan baik sampai saat ini belum dilakukan. Mengingat begitu pentinya arsip vital ini bagi keberlangsungan kegiatan administrasi Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro, maka penulis mengusulkan beberapa upaya untuk mempreservasi pengetahuan tersebut.
Usulan Upaya Preservasi Pengetahuan
Hal yang terpenting sebelum melakukan kegiatan upaya preservasi pengetahuan agar kegiatan tersebut dapat berlangsung dengan baik dan lancar adalah menciptakan budaya pengetahuan/ knowledge culture ( Guy St. Clair: 2011). Budaya pengetahuan ini diciptakan terlebih dahulu agar segala usaha preservasi pengetahuan yang dilakukan tidak akan diremehkan oleh semua lapisan unit kerja karena semua lapisan unit kerja telah mengetahui dan menghargai segala bentuk intelektual dan pengetahuan.
Berikut ini akan dijabarkan usulan upaya preservasi pengetahuan yang dapat dilakukan:
1. Job Shadowing dan Mentoring
Pada awal tahun 2011 lalu Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro melakukan perekrutan pegawai baru untuk berbagai posisi jabatan. Dari proses kegiatan tersebut diperoleh satu orang sarjana teknik informatika yang ditempatkan pada posisi staf administrasi pendidikan. Job shadowing dilaksanakan dengan mendayagunakan staf baru tersebut untuk membayangi Andys S Kurniawan dalam kegiatannya mengembangkan sistem informasi, dengan kegiatan ini staf baru tersebut dapat dengan detail mengetahui seluk beluk proses pengambangan sistem informasi karena turut andil dalam proses pembangunan sistem, tidak hanya itu staf baru tersebut dapat secara langsung menanyakan hal-hal yang menurutnya kurang dia pahami mengenai seputar sitem informasi yang dikembangkan.
Program mentoring dilaksanakan bagi para pegawai administrasi yang menggunakan sistem informasi pada tiap bagian, kegiatan mentoring ini dilakukan dengan tujuan agar jika suatu saat sistem informasi mengalami gangguan ringan, para staf yang dilatih ini dapat mengatasi masalahnya sendiri tanpa harus berpangku tangan pada Andys S Kurniawan untuk memperbaiki gangguan pada sistem informasi.
Namun kedua kegiatan tersebut di atas mempunyai kendala, proses transfer pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit memiliki kelemahan yang terletak pada tingkat pemahaman peserta job shadowing dan mentoring, diperparah lagi jika peserta lupa dengan materi yang sudah diajarkan, hal ini akan menambah beban kerja sang mentor untuk kembali memberikan penjelasan dan pelatihan kepada peserta.
2. Video Interaktif
Upaya pelestarian pengetahuan ini dikemas dalam bentuk video tutorial, proses pembuatan sistem informasi pada saat programming direkam dengan bantuan software “camtasia”, software ini mampu merekam proses yang sedang berlangsung pada tampilan komputer secara interaktif, karena proses rekaman dapat juga diselipkan suara perekam untuk menjelaskan tampilan yang muncul. Upaya preservasi ini berguna jika suatu saat sistem akan dikembangkan, maka untuk melihat dan mengetahui detail seluk beluk bahasa pemrograman cukup dengan melihat video tutorial ini.
Kendala yang akan dihadapi ketika membuat video interaktif ini adalah, programmer atau pembuat video dituntut untuk dapat mendiskripsikan secara detail tampilan yang muncul dalam video sehingga video tersebut dapat mudah dipahami.
3. Membuat Buku Panduan
Buku Panduan berisi pengetahuan Andys S Kurniawan mengenai proses pengembangan sistem informasi secara detail dari awal perancangan sampai implementasi yang kesemua proses tersebut terpetakan pada dalam siklus pengembangan sistem informasi yang telah dijabarkan di atas.
Kendala yang mungkin terjadi adalah diperlukannya waktu yang cukup lama untuk menyusun buku ini karena tuntutan bagi penulisnya untuk dapat menulis secara sistematis dan mudah dipahami.
4. Membangun Web
Portal web ini adalah bentuk digital dari buku panduan yang telah disusun sebelumnya. Web juga berisi repository troubleshooting dengan memanfaatkan aplikasi wiki, repository troubleshooting berfungsi untuk mengindeks pertanyaan dan jawaban seputar permasalahan yang sering terjadi pada sistem informasi.
Kendala yang dihadapi dalam membuat web adalah adanya tuntutan desain tampilan web yang mudah dipahami dan terlihat akrab (friendly) bagi pengguna awam sekalipun, selain itu juga diperlukan interaksi para staf untuk mengirimkan pertanyaan seputar permasalahan yang terjadi pada sistem informasi.
Kesimpulan
Ancaman kehilangan pengetahuan dari satu-satunya pengembang sistem informasi yang dimiliki Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro dapat merugikan instansi ini. Jika terjadi gangguan atau kerusakan pada sistem informasi tidak ada satupun staf yang ada di Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro yang mampu menanggulangi permasalahan yang terjadi. Untuk menghindari hal tersebut, maka diperlukan upaya untuk mempreservasi pengetahuan staf pengembang sistem informasi tersebut.
Upaya preservasi pengetahuan yang dapat dilakukan adalah mempetakan pengetahuan staf pengembang sistem informasi ketika membangun sistem informasi kedalam alur siklus pengembangan sistem informasi, kemudian dari hasil pemetaan pengetahuan yang dilakukan dibuatkan buku panduan yang berisi detail proses pembanguna sistem informasi dari awal sampai akhir. Bentuk video interaktif juga dibutuhkan untuk memvisualisasikan pengetahuan. Kemudian dari hasil pembuatan buku dan video, soft file disimpan dan disajikan dalam bentuk website agar mudah diakses oleh setiap staf, serta disajikan dalam materi mentoring dan job shadowing sebagai pendukung usaha transfer pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit. Semua upaya tersebut tidak akan berhasil tanpa adanya dukungan dan partisipasi seluruh jajaran pimpinan dan pegawai Program Studi Ilmu Gizi Universitas Diponegoro untuk turut membantu proses preservsi pengetahuan.
Daftar Pustaka
Kosilov, Andrey. (2010, 8 November). Methods and Tools for Knowledge Preservation. Januari 11, 2012. http://www.iaea.org/inisnkm/nkm/pages/2010/NEM_Trieste_Italy_2010/ topics/docs/Nov_23/3_Kosilov_MethodsTools_K_preservation_Trieste-nov-2010.pdf
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor. 6 tahun 2005, Tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan, dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara Terhadap Bahaya Musibah/ Bencana. Jakarta : ANRI, 2005.
Romhardt, Kai. (1997). Processes of Knowledge Preservation: Away from a Technology Dominated Approach. Januari 11, 2012. http://www.dfki.uni-kl.de/~aabecker/Final/Romhardt/romhardt.html
Senn, James A. Information Technology in Business: Principles, Practices, and Opportunities. Ed. 2. New Jersey: Prentice-Hall International, 1998
St. Clair, Guy. (2011, 20 Juni). KM and Knowledge Service: Organizational Knowledge and Systems - The Customer Care Connection. Desember 29, 2011. http://smr-knowledge.com/smrshare/
Tidak ada komentar:
Posting Komentar